Projektisalkun valinta

Keskiviikko 1.12.2010 - Jarmo Hallikas


Toteutetaanko oikeita hankkeita oikeassa tärkeysjärjestyksessä? Projektisalkun hallinta (Project Portfolio Management) ja salkunhallinnan työkalut ovet kehittyneet pitkän ajan kuluessa ja poikkeavat jossain määrin sijoitussalkkujen hallintaa varten kehitetystä teoriasta.
  • Projektisalkkujen  hallinnassa keskeinen tekijä on toteutusresurssien ja toteutukseen liittyvien epävarmuuksien hallinta ja hankkeiden priorisointi sovituilla tärkeyskriteereillä.
  • Sijoitussalkkupuolella puolestaan seurattavia asioita ovat sijoitusten arvot, tuotot ja hallinta sekä sijoituksiin liittyvät riskit.
Portfolion ja projektien hallintaan on saatavilla hyviä työkaluja, joiden avulla  on helppo havainnollistaa salkkua esim. johtoryhmän käsittelyä varten. Näin saadaan salkun projektit objektiivisin perustein vertailukelpoisiksi.

Organisaation projektisalkkun arviointia varten täytyy olla olemassa yhteisesti sovitut arviointikriteerit. Niitä voivat olla hankkeen taloudellinen arvo, markkinoiden kiinnostus projektiin, projektin kilpailukykyä lisäävä vaikutus, projektin istuvuus organisaation strategiaan ja projektiin liittyvät riskit. Näistä voidaan muodostaa sovitulla tavalla painotettu arvo, jota käytetään hankkeiden valinnan kriteerinä.

Salkun valintaan ja ajoitukseen vaikuttaa oleellisesti työhön tarvittavien resurssien työtilanne. Helposti ajaudutaan tilanteeseen, jossa kaikki organisaation resurssit ovat ylikuormitettuja ja siksi kaikki meneillään olevat projektit viivästyvät. Joskus voi tietysti olla päinvastainenkin tilanne; organisaation resurssit ovat liian vähällä käytöllä. Työajan käytön seuraamisella voidaan hankkia kokemustietoa tulevia projekteja varten.

Laadukkaan toiminnan yksi tunnusmerkki on se, että menneestä toiminnasta kerätään tietoa ja otetaan siitä opiksi uusia päätöksiä tehtäessä ja tämä periaate tietysti toimii sekä investointi että projektisalkkujen hallinnassa. Projektit ovat kuitenkin usein uniikkeja ja siksi niihin liittyviä salkkuja joudutaan käsittelemään suurempien epävarmuuksien vallitessa käyttämällä arviointikriteerinä usein ”mutu” tuntumaa.

Tämä ei poista tarvetta pystyä jatkuvasti tarkastelemaan projektien tilannetta ja tarvetta kehittää jatkuvasti organisaation toimintaa ja työprosesseja. Tämän hetkinen taloudellinen tilanne antaa mahdollisuuden toiminnan kehittämiseen ja toiminnan laadun parantamiseen nyt, kun henkilöresursseja on vapautunut tilapäisesti operatiivisesta toiminnasta. Salkunhallintaa, projektitoimintaa ja toiminnan laatua kehitettäessä voidaan käyttää apuna useita standardeja. Tällaisia ohjenuoria ovat mm. PMBOK ja Prince II. Lisäksi useissa toiminnan laatuun liittyvissä standardeissa on osioita, joilla pyritään varmistamaan projektitoiminnan laadukkuutta. tällaisesta voidaan pitää vaikkapa ohjelmistoalalle tarkoitettua CMMI standardia.

Projektitoimintaa voidaan kehittää monin tavoin. Koulutus ja työprosesseista sopiminen ja ehkä organisaation projektiohjeiston teko voivat olla lähtökohtia. Näiden lisäksi tarvitaan hyviä hallintaa tukevia työvälineitä. Toiminnan laadukkuuden arvioimiseksi tarvitaan lisäksi ulkopuolista näkemystä projektitoiminnan tilanteesta ja olemassa olevista käytännöistä.

Jarmo Hallikas

Avainsanat: Portfolio management